02.12.2019 Ausschreibung agiler IT-Projekte schafft Verbindlichkeit (Automotive)

Der Kunde

Ein weltweit führender deutscher Automobil-Hersteller

Die Stakeholder

Konzerneinkauf, Produktentwicklung und Dienstleistersteuerung

Ausgangssituation

Der Kunde hat viele tausend Mitarbeiter im Bereich Business und IT.

Ein innovatives Projekt im Rahmen der Produktentwicklung mit einem festen Budgetrahmen und einer Laufzeit von ca. drei Jahren sollte aufgrund hoher Kundenorientierung agil umgesetzt werden. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung existierte eine Visionsbeschreibung und einige Epics, die wenig Informationen für eine vergleichbare Angebotserstellung mit verbindlicher, nachvollziehbarer Kostenkalkulation boten.

Projekt-Auftrag

Ziel ist es, im Rahmen der agilen Ausschreibung eine neue Vorgehensweise zum objektiven Angebots- und Anbietervergleich einschließlich Folgebeauftragungen zum Festpreis zu entwickeln und nachhaltig zu etablieren. Wesentlich ist eine durchgängige Lösung, die eine transparente Liefer- und Kostensteuerung auf Basis des Angebots sicherstellt.

Projekt-Ziele

• Aufbau und Etablierung standardisierter Vorgehensweisen zur Ausschreibung und Beauftragung agiler IT-Vorhaben unter Berücksichtigung der Konzern-Compliance-Vorgaben einschließlich ANÜ.
• Transparenz über Leistungsfähigkeit und Sprintkosten zur Schaffung von Planungssicherheit und Investitionsschutz
• Normierung der Angebote zur Auswahl der/des Dienstleister(s) mit dem optimalen Preis-/Leistungsverhältnis
• Vertragliche Verankerung der Teamkapazität zur Sicherstellung des Lieferoutputs und Schaffung von Verbindlichkeit
• Aufbau und Operationalisierung von Steuermechanismen (KPIs/SLAs) für das Beauftragungsmodell

Projekt-Vorgehen

Ausschreibung: Beschreibung einiger User Stories. Vorbereitung und Durchführung eines gemeinsames Schätzworkshops mit allen Anbietern. Herstellen der Vergleichbarkeit der Angebote mit Analysen. Aufbereitung und Auswertung eines Soft-fact Assessments zur Bewertung der Softskills und Argumentationsleitfäden zur Durchsetzung von Kosteneinsparung

Beauftragungsmodell: Konzeption von agilen Festpreismodellen. Abstimmung mit dem Management, Konzerneinkauf, dem Rechtswesen und der Governance. Aufbau von Templates und Guidelines. Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Schulungen. Gemeinsames Erarbeiten zielgerichteter Lösungen und fortlaufender Knowhow-Transfer.

Erzielter Nutzen für den Kunden

• Geführte innovative Prozesse zur Ausschreibung und Festpreisbeauftragung agiler Projekte mit Templates & Guidelines
• Identifikation des Anbieters mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis basierend auf der Sourcing-Strategie
• Aufbau und Etablierung agiler Festpreismodelle entsprechend des Projektumfeldes und der Projektziele
• Messung der Leistungsfähigkeit mit Verankerung der definierten Parameter zur nachhaltigen Budgetsteuerung
• Compliance-gerechte Durchführung der Beauftragungs- und Abnahmeprozesse sowie Durchsetzung von Ansprüchen
• Aufbau und Verankerung einer standardisierten Vorgehensweise zur Erstellung eines agilen Schätz-Referenzmodells
• Vertragliche Verankerung der Zusammenarbeits- und Verrechnungsmodelle mit Framework zur durchgängigen Steuerung und Qualitätsverbesserung und Risikominimierung (bspw. KPIs zur Optimierung und Strategie-Unterstützung)

Beitrag und Alleinstellungsmerkmale der mb-level4 Berater

• Entwicklung und Verankerung neuer Prozesse und Vorgehensweisen sowie Einbringen von Best Practises
• Methodischer Knowhow-Transfer und zielgerichtetes Coaching der beteiligten Rollen
• Konzeption von messbaren KPIs und deren Verankerung durch Bereitstellung von Templates zur Projekt-Scope-Kostenschätzung sowie Abstimmung mit dem Vendor
• Erstellung kundenspezifischer standardisierter Beauftragungs- und Abnahme-Templates und Guidelines
• Ganzheitliches Projekt-Management inkl. C-Level-Ansprache